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Use-Cases

Konkrete Fälle aus Kleinunternehmen und Mittelstand ohne eigene IT.

Echte Konstellationen aus Handwerk, Pflege, Kanzlei, Logistik, Beratung und Agentur. KPI ist Stunden pro Woche, nicht „Effizienz-Steigerung".

Backoffice-AgentHandwerk

Sanitär-Betrieb · 35 MA

200 Mails am Tag, alle bei einer Person

ProblemDie Bürokraft des Betriebs musste täglich 200 Mails sortieren: Lieferanten-Angebote, Termin-Anfragen, Rechnungen, Mahnungen. Belege wurden wochenlang gestapelt.

LösungDer Backoffice-Agent triagiert die Inbox in 4 Kategorien, beantwortet Standard-Anfragen direkt (Terminbestätigungen, Statusabfragen) und legt Belege automatisch DATEV-konform ab.

ProgrammeOutlook · Kalender · DATEV

14h

Stunden/Woche gespart

Backoffice-AgentPflege / Healthcare

Ambulanter Pflegedienst · 60 MA

Terminkoordination zwischen 28 Patienten, 12 Fachkräften

ProblemTouren-Anpassungen wegen Krankmeldungen, Patienten-Anfragen, Angehörigen-Mails, alles per Telefon und Mail an die Pflegedienstleitung.

LösungAgent koordiniert Termin-Verschiebungen, beantwortet wiederkehrende Angehörigen-Anfragen aus Vorlagen, eskaliert nur das, was wirklich Fachentscheidung braucht.

ProgrammeOutlook · Kalender · Excel

9h

Stunden/Woche gespart

Customer-Success-AgentPflege / Healthcare

Ambulanter Pflegedienst · 60 MA

Angehörige fragen 5× pro Woche dieselben 3 Dinge

ProblemAngehörige rufen die Pflegedienstleitung mit Fragen zu Pflegeversicherungs-Stufe, Eigenanteil, Abrechnungs-Details an. Immer dieselben drei Themen, immer 20 Minuten.

LösungCustomer-Success-Agent beantwortet First-Level-Fragen per Mail aus einer kuratierten FAQ. Komplexe Fälle werden mit Vorab-Kontext an die richtige Pflegekraft eskaliert.

ProgrammeOutlook · HubSpot

6h

Stunden/Woche gespart

Customer-Success-AgentTech / Software

B2B-SaaS · 25 MA

First-Level-Support frisst Senior-Engineering-Zeit

ProblemBei einem 25-Personen-SaaS hat das Engineering-Team First-Level-Support gemacht, weil sonst niemand da war. Abgelaufene Anmeldungen, Browser-Cache, Login-Fragen.

LösungAgent beantwortet 80 % der Tickets in unter 4 Minuten. Onboarding-Sequenz läuft automatisch, NPS-Detraktoren werden markiert und an Customer Lead eskaliert.

ProgrammeIntercom · HubSpot · Notion

22h

Stunden/Woche gespart

Operations-AgentLogistik

Spedition · 80 MA, kein Dev

Standup mit 5 Disponenten, niemand schreibt mit

ProblemTägliches Touren-Standup um 7:00. Probleme werden besprochen, Tasks verteilt, aber nichts wird festgehalten. Am Nachmittag weiß niemand mehr, wer was übernommen hat.

LösungOperations-Agent hört das Standup via Granola mit, fasst es in 5 Bullets zusammen, verteilt Tasks in Asana und schickt um 9:00 die Wochen-Tour-Übersicht ins Slack.

ProgrammeSlack · Asana · Granola

7h

Stunden/Woche gespart

Operations-AgentBeratung

Strategieberatung · 18 MA

Status-Reports kosten den COO 4 Stunden pro Woche

ProblemWöchentlicher Status für 12 Projekte: Owner, Risiken, on-track-Status, Mandanten-Highlights. Der COO baut das jeden Freitag manuell aus Notion und Slack zusammen.

LösungAgent zieht Status aus Notion-Projekt-Datenbank, fasst Slack-Konversationen pro Projekt zusammen, baut den Report. COO reviewt in 20 Minuten statt 4 Stunden.

ProgrammeSlack · Notion · Asana

3.5h

Stunden/Woche gespart

Sales-AgentBeratung

IT-Systemhaus · 22 MA

60 % der Discovery-Calls sind die falschen Leute

ProblemDas Sales-Team telefonierte sich durch generische LinkedIn-Listen und stellte oft erst im Call fest, dass die Firma gar kein Budget für 3-Jahres-Verträge hat.

LösungSales-Agent recherchiert ICP-Match aus 5 Datenquellen, schreibt personalisierte Erstkontakte, qualifiziert per Antwort. Discovery-Calls sind nur noch echte Opportunities.

ProgrammeLinkedIn · HubSpot · Apollo · Cal.com

18h

Stunden/Woche gespart

Recruiting-AgentAgentur

Digital-Agentur · 40 MA

10 offene Stellen, kein Inhouse-Recruiter

ProblemWachstumsphase: 10 offene Stellen gleichzeitig. CEO hat Approach-Messages zwischen Kundenterminen geschrieben, meist abends, oft halbherzig.

LösungRecruiting-Agent sourct aus LinkedIn und Xing, schreibt personalisierte Approach-Messages, screent eingehende Bewerbungen gegen Stellenprofil, plant Interviews im Cal.com.

ProgrammeLinkedIn · Xing · Personio · Cal.com

11h

Stunden/Woche gespart

Marketing-AgentAgentur

Marketing-Agentur · 28 MA

5 Kunden-LinkedIn-Pages, kein eigener Content-Lead

ProblemAgentur betreut 5 Kunden-LinkedIn-Pages. Eigener Content fiel hinten runter, der Schuster ohne Schuhe. CEO postete unregelmäßig, Reichweite stagnierte.

LösungMarketing-Agent schreibt täglich einen Post-Entwurf aus Branchen-RSS und internem Notion. CEO genehmigt in 2 Minuten, Posts gehen mittags raus. Newsletter folgt freitags.

ProgrammeLinkedIn · Mailerlite · GA4 · Notion

8h

Stunden/Woche gespart

Legal-/Research-AgentKanzlei / Steuer

Steuerkanzlei · 45 MA, 1 Office-IT

Vertragsreviews stehlen Partner-Zeit

ProblemSenior-Partner reviewen 80-seitige Lieferantenverträge für Mandanten, 4 Stunden pro Vertrag. Bei 3 Verträgen pro Woche ein voller Tag, der keine Mandanten-Beziehung pflegt.

LösungLegal-Agent reviewt komplett, markiert Abweichungen vom Hausstandard mit Fundstelle, schreibt Briefing. Partner reviewt in 30 Min, fokussiert auf die 5–7 echten Punkte.

ProgrammeNetDocuments · Outlook · RA-Micro

10h

Stunden/Woche gespart

Junior-Developer-AgentHandwerk

Schreinerei · 28 MA, kein Dev

Werkzeug-Ausleih läuft seit 5 Jahren via Excel

ProblemJeder Geselle leiht Werkzeuge aus, niemand pflegt das Excel. Verluste pro Jahr etwa 4.000 €, dazu Standzeiten weil Werkzeug „irgendwo" ist.

LösungJunior-Dev baut in einer Woche eine kleine Web-App: QR-Code am Werkzeug, Ausleihen mit einem Klick, Mail-Erinnerung nach 7 Tagen. Wartung über Jahre durch denselben Agent.

ProgrammeGitHub · Slack · interne Web-Seite

4h

Stunden/Woche gespart

4.000 € weniger Verlust/Jahr

Junior-Developer-AgentLogistik

Spedition · 80 MA, kein Dev

Disponenten-Slack braucht 3 kleine Bots

ProblemDisposition wickelt sich über Slack ab. Aber: keine zentralen Befehle, keine Anbindung an die Touren-Excel, manuelles Copy-Paste zwischen Slack und Disposition.

LösungJunior-Dev baut 3 Slack-Slash-Befehle: /tour-status, /fahrer-frei, /lieferant-anrufen. Jeder Befehl spricht mit der bestehenden Touren-Excel. Disponenten sparen Klicks.

ProgrammeSlack · Excel · interne Web-Seite

6h

Stunden/Woche gespart

Junior-Developer-AgentBeratung

Personalberatung · 14 MA

Bewerbungsformular schickt CVs an die falsche Person

ProblemWebsite-Formular ging an einen alten Verteiler. CVs wurden tagelang nicht gesehen. Kein Dev im Haus, der das mal eben anpasst.

LösungJunior-Dev verdrahtet Formular neu: CV landet in Personio, schickt Slack-Notification an den Stellen-Owner, schickt Eingangsbestätigung an Bewerber:in.

ProgrammeSlack · Personio · interne Web-Seite

2h

Stunden/Woche gespart

verlorene Bewerber:innen → 0

Senior-Developer-AgentPflege / Healthcare

Ambulanter Pflegedienst · 60 MA, kein Dev

8 Excel-Dateien, niemand sieht die Touren-Auslastung

ProblemTourenplanung, Kassen-Abrechnung, Personal-Auslastung, Krankheits-Quote, alles in getrennten Excel-Dateien. Die Geschäftsführung sah erst nachträglich, dass eine Tour systematisch 18 % Fahrzeit hatte.

LösungSenior-Dev baut zentrales Touren-Dashboard auf eigener Datenbank. Datenübernahme aus DATEV/Personio/Touren-Excel. Tagesauslastung live, Fahrt-Zeit-Trends, Krankheits-Quote. Zweite KI prüft jeden Merge.

ProgrammeDaten-Sammlung · DATEV · Personio · interne Web-Seite

12h

Stunden/Woche gespart

18 % weniger Fahrzeit nach 3 Monaten

Senior-Developer-AgentKanzlei / Steuer

Steuerkanzlei · 45 MA, 1 Office-IT

Mandanten haben keinen Self-Service-Zugang zu ihren Zahlen

ProblemMandanten rufen pro Monat etwa 30× an, um BWAs oder USt-Voranmeldungen abzufragen. Kanzleimitarbeitende sind 4 Stunden/Tag mit Auskünften beschäftigt, die sich aus DATEV ableiten lassen.

LösungSenior-Dev baut ein Mandanten-Dashboard: Login mit Steuer-Nr., BWA-Charts, USt-Status, offene Belege. Daten täglich aus DATEV gepullt. Zweite KI prüft vor jedem Release.

ProgrammeDATEV · Mandanten-Portal · Daten-Sammlung

17h

Stunden/Woche gespart

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